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营造利己的谈判气氛

营造利己的谈判气氛

形成融洽谈判气氛的关键时刻往往是短暂的,可能只有几秒钟,最多也不超过几分钟。

实际上,当双方准备一起洽谈时,气氛就已经形成了,而且将会延续下去,以后便很难改变。因为此时,热烈或冷漠、合作或猜疑、友好或防范的情绪已经出现了,所表现的行动不是轻松便是拘谨,谈判的形式也已经确定——谁发言、说多少,双方的策略已经明晰,甚至已逐渐达到知己知彼的程度。

当然,谈判的气氛不仅受最初几秒钟内发生的事情所影响,而且还受到双方见面之前的交往情形,以及洽谈中彼此接触情绪的影响。但是,开始见面形成的印象,比相见前形成的印象强烈得多,甚至会很快地取代以前的印象。

有时,在谈判过程中,气氛会转换发展方向,但是,洽谈之初建立的气氛是最关键的,因为这种气氛奠定了谈判的基础,其后虽然会有变化,但不会明显地朝着积极的方向发展(当然也会有特殊的情况,比如,当双方有了明显的分歧,经过共同努力之后建立新的洽谈气氛,这也是可能的。可是在目前阶段,我们还不期望出现这种分歧)。

开始时建立起来的良好谈判气氛也会恶化,我们必须在整个洽谈过程中采取积极的措施,防止这种情况的发生。

但是,建立良好的谈判气氛,关键还是在开始阶段。因此,我们要着重认真研究谈判开始阶段所发生的事情,研究应该采取怎样的行动,以建立一个良好的谈判气氛。

首先让我们分析一下,当双方首度准备进行谈判时,最可能出现的 场面是什么。

一见面,双方首先互相问候,开始某种形式的对话。接着便纷纷坐下,开始交谈。

这时,谈判人员除了已经有的初步印象外,他还会产生某种预感:
“说不定这次谈判会很棘手。”也许心中还会想:“天啊!我可得留神对方这些人。”当然,反应也可能是积极的,比如:“看来这次准会有点结果。”从见面形式、问候和坐定的方式,并不能完全解释为什么谈判人员会产生上述各种情绪,因而需要深入地研究。

实际上,这时人的脑子所接收的信号已远远超过了人们所看到的表面现象。人的大脑不仅反映出对方走路的样子及速度、说话的语气声调等等,甚至在会谈开始时,双方随意谈及的问题,也都会对大脑有些刺激作用。

这些刺激因素,是由人的潜在意识接收下来并进行“翻译”的。

但如何“翻译”则取决于信号接收前的形势,比较典型的一种形势是当时至少有一方感到谈判前景不妙,有一种担心、怀疑,甚至具有防范的心理。
谈判开始时的话题最好是轻松的,比如,双方可以随便聊聊以下内容:

(1)会谈前各自的经历——曾经到过的地方,接触过的人,等等。
比较轻松的话题还有:球赛、高尔夫球等,甚至早上的新闻摘要(只要不给对方带来不快)。

(2)私人问题。表现出真正关心他人的情况,不带任何威胁的语调。例如:开始可以这样说:“你好!”然后谈一些仅限于私人间的话题,如:“这个周末我钓鱼去了。我很喜欢钓鱼,你周末是怎么度过的?”

(3)对于彼此有过交往的,可以先叙谈一下以往经历和共同获得的成功。

这样的开场白可以使双方找到共同的话题,为心理沟通预先做好准备。

实际上,在闲聊中,双方也同时在传递一些无声的资讯,它同样具有很强的感染力。这时,给人的第一个印象是形象。形象包括一个人的姿势,它可以反映出这个人是信心十足还是优柔寡断,是精力充沛还是疲惫不堪,是轻松愉快还是剑拔弩张。反映这些情绪的关键部位是头部、背部和肩膀。除了姿势以外,形象还反映在谈判人员的穿着仪表上:他的服装的颜色是深色还是浅色;是流行款式还是匠心独具;是整洁还是不修边幅。

但很快地,仪表留给人的印象会被其他印象逐渐淡化。最强的印象,是双方目光的接触。而且第一次的目光接触最为重要。从目光的接触中,可以了解对方是开诚布公还是躲躲闪闪的,是以诚相待还是怀疑猜测的。

除此之外,给人留下深刻印象的因素还有手势。很多情绪可以通过手势反映出来,比如,握手可以反映出对方是强硬的、温和的还是理智的。在西方,一个人如果在用右手与对方握手的同时,又把左手放在他的肩膀上,这就说明此人精力充沛,或者说明权力欲很强(这是一种过于激烈的举动,他想控制别人)。

有时,人身上的气味甚至也会成为影响谈判气氛的因素。曾有一位能力极强的谈判人员,要不是因为他身上的气味令周围的人无法忍受,他可以成为一位出色的谈判家。

洽谈的进展速度,实际上在洽谈之初就已经确定了,从双方互相问候、步行速度就可以看出这一点,诸如客人走进房间的速度、主人从桌前站起来或走上前的速度,以及双方聊天的速度等等,但这些动作的速度通常是难以确定的。而经常遇到的问题是,由于洽谈人员拿不准该谈些什么而出现停顿和冷场,从而减缓了随后谈判的速度;相反地,如果洽谈人员讲话速度很快,滔滔不绝,慌慌张张,同样是一个不妙的开端。我们需要的是既轻松又有效率的谈判速度。

开场白阶段——不管是讲话速度还是无声的印象,都会为谈判奠定了基调。当坐到椅子上之前站着的时候,正是洽谈做开场白的最佳时刻。原因在于,许多社交活动站着比坐着进行还更方便些。例如,站着比较容易改变和对方的接触角度,它可以离得近些,也可以远些。而坐定在某一地方就很难做到这一点,况且坐在椅子上,经常要与对方两眼相视。另外,假如洽谈气氛在人们站着寒暄时就已经建立起来,则由站立转为坐下,还可以被用来强调地表示下面将从一般性寒喧转入正式的业务谈判,从而应该把精力投入到正式工作中了。

开谈阶段的进行过程—人们称之为“入题阶段”,值得在这里说几句,由于谈判即将进行,双方都会感到有点紧张,因而,需要一段沉默的时间,以调整与对方的关系。这段时间要持续多久呢?我们认为应占整个洽谈时间的5%。也就是说,如果洽谈准备进行一个小时,沉默时间为三分钟,如果洽谈准备持续几天,最好在开始谈生意前的某个晚上,一起吃一顿饭。

如果是以小组而不是以个人为单位进行洽谈,那么,掌握好建立洽谈气氛的时间,其意义更为重大。当分别由四个成员组成的两个小组第一次会面时,大家首先忙于互做介绍和握手。此时可能显得十分混乱,不会有什么真正的言谈交流。几秒钟之后,八个人站成一个圆圈。这时,除一两个人偶尔发出的声音以外,一片沉默,其他人十分尴尬地站在那里无所事事。

一般而言,在人数比较少的时候,才能建立起较为积极的气氛。因此,最好把八个人分为二至三个小组,每个小组都有双方的人。在比较小的范围内,人们可能(的确可能)立刻开始小声交谈。这种友好的交谈声是这八个人共同发出的,使人觉得从一开始就建立了热烈的、互相交流的气氛。

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